Knowledge Management

Knowledge Management

flickr:5730849834


Knowledge Management หมายถึง กระบวนการในการจัดการความรู้ ซึ่งคือ การสร้าง, เก็บ, Update และ การนำความรู้ไปใช้ โดยดึงความรู้จากอยู่กระจัดกระจายในองค์กรมาจัดระบบ และ พัฒนาให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยจัดช่องทางการเข้าถึงความรู้ให้สะดวก รวดเร็ว และ ทั่วถึงเพื่อให้บุคลากรนำความรู้ ไปพัฒนาการ ปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดย Knowledge Management ก่อให้เกิดการการแบ่งปันความรู้ ทำให้สามารถลด Cost ต่างๆ ได้

องค์กรที่ดีก็ควรจะมี Knowledge Base คือ มีการเก็บความรู้ต่างๆ และนำข้อมูลเหล่านั้นมาแลกเปลี่ยนภายในองค์กรหรือประยุกต์ใช้ในองค์กร

การทำ Knowledge Management ไม่จำเป็นต้องมี Technology เสมอไปเพียงแค่ให้พนักงานได้มีโอกาสได้พูดคุยกัน หรือ Share ความรู้กันก็ได้ แต่ Technology สามารถทำให้การ Share หรือ เก็บความรู้ ได้ในจำนวนที่มากขึ้นและขยายไปในวงกว้างมากขึ้น

เป้าหมายของ Knowledge Management คือ การเอาความรู้ของคนในองค์กรมาใช้ประโยชน์ และ ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด


ความจำเป็นของ Knowledge Management ในองค์กร

ในปัจจุบัน Knowledge Management ถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะสิ่งหนึ่งที่เป็นอำนาจแข่งขันหลักๆขององค์กรก็คือบุคลากรภายในองค์กร โดยเฉพาะคนที่มีความรู้ ความชำนาญ องค์กรที่ดีก็ควรจะนำความรู้เหล่านั้นมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ จะเห็นได้ว่าสาเหตุหนึ่งที่ Knowledge Management เป็นเรื่องที่หลายองค์กรค่อนข้างให้ความสำคัญ เช่น กรณีที่มีการ lay off พนักงาน หรือเกษียณอายุงาน หรือมีการโยกย้ายไปทำงานกับองค์กรอื่น จะพบปัญหาว่า เมื่อบุคคลากรเหล่านั้นจากไป แล้วนำความรู้ ความชำนาญต่างๆที่ควรเก็บไว้ในองค์กรติดตัวไปด้วย

Web-Based Knowledge portals

ปัจจุบันเทคโนโลยีมีบทบาทมากโดยเฉพาะ web Technology ที่สามารถในการจัดเก็บข้อมูล รวมไปถึงการเข้าถึงdata based ขององค์กร หรือข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คนในองค์กรสามารถเข้าถึงได้

ข้อแตกต่างของ Data, Information และ Knowledge

Data คือ ข้อเท็จเจริง ข้อความ หรือ ตัวเลขที่เกี่ยงกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ข้อมูลจะบอกเกี่ยวกับสภาพการณ์หรือสิ่งที่ปรากฏขึ้น

Information คือ นำ Data มาทำให้มีความหมาย หรือ การประมวลผล เป็นข้อมูลที่ถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมาย หรืออยู่ในรูปของ unite of analysis เพื่อใช้วิเคราะห์หาค่าเฉลี่ย ผลรวมของค่าต่างๆ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ถูกนำมาประมวลผล จึงมีประโยชน์ในการตัดสินใจ

Knowledge คือ การทำ Information ไปประยุกต์ใช้กับสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่ง เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของงาน

ประเภทของ Knowledge

flickr:5730298243



1. Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่สามารถบันทึกได้ ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร หรือ วิชาการ อยู่ในตำรา คู่มือปฏิบัติงาน สามารถถ่ายทอดได้ง่าย และ เรียนรู้ได้ง่าย สามารถถ่ายทอดในลักษณะของ One To Many ได้ซึ่งสะดวกใช้ในการบริหารงานระดับล่าง
2. Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่ไม่สามารถสามารถบันทึกได้หรือบันทึกได้ไม่หมด เช่น ประสบการณ์, สัญชาตญาน, ความชำนาญ เกิดจากการสั่งสมมาเป็นระยะเวลานาน จำเป็นต้องมีการปฏิสัมพันธ์ที่ดีหรือใกล้ชิดเกิดขึ้นในการถ่ายทอด ในลักษณะของ One To One เช่น การ Coaching ส่วนใหญ่เป็นการทำงานในระดับบริหาร การตัดสินใจต่างๆ ข้อเสีย คือ ความรู้จะอยู่กับคนๆ เดียว จะทำให้เมื่อเสียทรัพยากรบุคคลไป ก็เสียความรู้ที่คนๆ นั้นมีไปด้วย

การแลกเปลี่ยน Tacit Knowledge ทำได้อย่างไร

Tacit Knowledge สามารถจะดึงออกมาเป็น Explicit Knowledge ได้ส่วนหนึ่งแต่ก็ไม่สามารถทำได้ทั้งหมด เนื่องจากความรู้นั้นๆ มันเข้าไปฝังตัวรวมกับบุคคลจากประสบการณ์ที่บุคคลๆ นั้นสะสมมาเป็นสิบๆ ปี เช่น เราอ่านหนังสือของไทเกอร์วูดส์แต่เราไม่สามารถเลียนแบบ downswing ของไทเกอร์วูดส์ได้ทั้งหมด เนื่องจาก downswing ของไทเกอร์วูดส์เกิดจากการซ้อมและสั่งสมประสบการณ์มานับเป็นสิบๆ ปีในแนวทางของการทำงานการแลกเปลี่ยนข้อมูลของ Tacit Knowledge มีความเป็นไปได้ยากมากในอดีต เพราะหมายถึง การต้องเข้าไปทำงานใกล้ชิดกัน เรียนรู้ซึ่งกันและกัน เช่น การมีพี่เลี้ยงฝึกงาน โดยเกิดขึ้นในลักษณะ One to One จึงจะสามารถแลกเปลี่ยน Tacit Knowledge จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่งได้ แต่ในส่วนนี้ IT จะเข้าไปมีบทบาทในการสร้าง Platform และกระบวนการที่สามารถเก็บความรู้ และบริหารความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เป้าหมายของ Knowledge Management คือการที่องค์กรนำความรู้ของคนในองค์กร 2 รูปแบบทั้ง Explicit Knowledge และ Tacit Knowledge มาใช้ให้เกิดประโยขน์ และ มีประสิทธิภาพสูงสุด

Learning Organization

flickr:5730850124


Knowledge Management มีความเชื่อมโยงกับ Learning Organization โดย Learning Organization มี Concept คือ การที่องค์กรต้องสร้างความยั่งยืน โดยเรียนรู้ทั้งจากตนเองและผู้อื่น หรือ จากภายในและภายนอกองค์กร

การสร้าง Learning Organization ในองค์กร จะต้องมี Knowledge Based คือมีกระบวนการจัดเก็บความรู้ขององค์กร หรือบทเรียนต่างๆที่เคยเกิดขึ้นในองค์กร ในกรณีที่มีปัญหาในลักษณะเดียวกัน หรือที่เคยเกิดขึ้นมาแล้ว สามารถนำ Solution ในอดีตมาใช้แก้ไขปัญหาในปัจจุบันได้

เทคนิคของ Learning Organization จะต้องมีการจัดเก็บความรู้ในองค์กร มีการนำมาใช้บริหาร และนำมาตั้งรูปแบบตัวชี้วัด

Learning organization จะประกอบกิจกรรมหลัก 5 กิจกรรม
1. ต้องมีกระบวนการในการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ
2. ต้องมีกระบวนการในการสร้างสรรค์ประสบการณ์ที่ดี
3. ต้องมีกระบวนการเรียนรู้ข้อผิดพลาดในอดีต เพื่อที่จะไม่ทำผิดแบบเดิมซ้ำอีก
4. ต้องมีกระบวนในการเรียนรู้ base practice ของคนอื่นหรือคู่แข่ง
5. ต้องมีกระบวนการในการถ่ายทอดความรู้ให้กับคนในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและทั่วถึง

After Action Reviwsซึ่งเป็นคำถามที่ได้มาจากกองทัพบกสหรัฐอเมริกา เป็นกฎเกณฑ์ในการทำงานของทหาร ทุกครั้งที่ทหารกลับมาจาการทำงานต้องทำรายงานโดยตอบคำถาม 4 ข้อ
1. อะไรที่มันควรจะเกิดขึ้น
2. อะไรคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
3. ทำไมมันมีความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ควรจะเกิดขึ้นกับสี่งที่เกิดขึ้นจริง
4. อะไรคือบทเรียน ที่เราสามารถจะเรียนรู้ได้จากการปฏิบัติงาน
ทั้ง 4 ข้อเป็นข้อมูลเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากอดีต เพื่อไม่ให้เกิดขึ้นอีก

สิ่งหนึ่งที่ Learning organization มีเหมือนกันคือ Organization Memory (Knowledge Repository) ซึ่งเป็นที่ที่องค์กรใช้จัดเก็บ หรือ รวบรวมองค์ความรู้ต่างๆ ซึ่งจะนำไปสู่ Knowledge Management

วัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของ Knowledge Management

1. ทำให้ความรู้ในองค์กรที่มีการจัดเก็บไว้สามารถเข้าถึงได้ง่าย
2. เป็นข้อที่สำคัญที่สุด คือ การสร้างวัฒนธรรมให้คนในองค์กรเข้ามาแลกเปลี่ยนความรู้ ซึ่งในหลายองค์กรอาจทำได้ยาก เพราะคนมักอยากจะเก็บความรู้ไว้กับตัวเอง และคนในองค์กรมองว่าเป็นการสูญเสียผลประโยชน์ หรือเพื่อเป็นการเพิ่มอำนาจในการต่อรอง ทำให้ความรู้ที่มีไม่สามารถถูกนำมาแลกเปลี่ยนและถูกนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ต้องมีการสร้างระบบที่ทำให้มีการสร้าง, จัดเก็บ และ กระจายความรู้ได้ง่าย ซึ่ง IT จะเข้ามามีบทบาทในส่วนนี้เป็นอย่างมาก
4. นำความรู้เหล่านั้นมาประยุกต์ใช้เพื่อให้เกิดประโยช์ต่อองค์กร

การเกิดขึ้นของ Knowledge
ทฤษฏี Nonaka เป็นทฤษฏีที่อธิบายการเกิดขึ้นของ Knowledge Management บอกว่าความรู้ขององค์กรสามารถเกิดขึ้นหลังจากการปฏิสัมพันธ์ของ Tacit และ Explicit Knowledge ซึ่งเป็นพื้นฐานของ Knowledge Management

flickr:5730850180



1. Socialization เป็นการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้จาก Tacit Knowledge สู่ Tacit Knowledge คือจากคนไปสู่คน โดยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ตรงของผู้สื่อสารระหว่างกัน อาจอยู่ในรูปการพูดคุยระหว่างกันอย่างไม่เป็นทางการ รูปแบบการประชุมพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ วิธีแก้ปัญหาในงาน การสอนงานระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ซึ่งทำให้เกิดความรู้จาก Tacit หนึ่ง ไปสู่อีก Tacit หนึ่ง เช่น VDO conference
2. Externalization เป็นการดึงความรู้จาก Tacit Knowledge ออกมาเป็น Explicit Knowledge คือดึงความรู้จากภายในบุคคลถ่ายทอดออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ตำรา คู่มือปฏิบัติงาน ข้อดีของ Explicit Knowledge คือสามารถแลกเปลี่ยนให้กับคนจำนวนมากได้ เช่น การเล่น Twitter เมื่อเราทำการ Tweet จะเป็น Externalization
3. Combination เป็นการรวบรวมความรู้ที่ได้จาก Explicit Knowledge ออกมาเป็น Explicit Knowledge คือ รวบรวมความรู้จากหนังสือ ตำรา Explicit Knowledge มาสร้างเป็นความรู้ประเภท Explicit Knowledge ใหม่ๆ เช่น เวลามีเพื่อนในกลุ่มมาต่อยอดเม้นใน Twitter เรื่อยๆจะเป็น Combination
4. Internalization เป็นการนำความรู้จาก Explicit Knowledge กลับเข้าไปเป็นความรู้ Tacit Knowledge คือ การนำความรู้ที่เรียนรู้มาไปปฏิบัติจริง เช่นหัวหน้างานเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน และลูกน้องอ่านแล้วสามารถทำงานได้ จะเกิดเป็นความรู้ประสบการณ์อยู่ในตัวลูกน้อง


บทบาทของ Information Technology ใน Knowledge Management
1. การติดต่อสื่อสาร
2. การประสานงาน การทำงานร่วมกัน
3. การจัดเก็บองค์ความรู้
4. การเข้าถึงความรู้



ตัวอย่างของเทคโนโลยีที่ใช้ใน Knowledge Management มีมายมาย อาทิ

• Structured Knowledge System
ระบบ Content management system (CMS) ใช้ในการจัดทำระบบฐานข้อมูลความรู้ที่เป็นในรูปแบบเอกสารที่เป็นทางการต่างๆ ถูกนำไปจัดเก็บในรูปแบบของ Database ที่สามารถทำให้คนในองค์กรเข้าถึงหรือค้นหาเอกสารในรูปแบบต่างๆ ได้ง่ายขึ้น เช่น Web Kworld’s Knowledge Domains เป็นเว็บที่รวบรวม content เอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ KPMG ที่คนภายในสามารถเข้าถึงได้

flickr:5730298887


• Semistructured Knowledge System
เป็นรูปแบบ Digital Asset Management โดยส่วนใหญ่เป้นความรู้ในลักษณะไม่เป็นทางการ เช่น E-mail, Memo, chat หรือ Message ต่างๆ ที่อยู่ในองค์กร ซึ่งสามารถปรับใช้เป็นความรู้ในองค์กรได้

• Knowledge Network System
เป็นการจัดการ Tacit Knowledge ว่าต้องมีการ Identify ให้ได้ว่าใครเคยมีประสบการณ์ในเรื่องนั้น หรือ มีความรู้ในเรื่องนั้น โดยจัดทำเป็น Directory ของผู้เชี่ยวชาญต่างๆ ในองค์กร เช่น Best Practices หรือ FAQ
ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นเรียกว่า Corrective Ignorance คือ เราไม่สามารถ Identify ผู้ที่สามารถแก้ปัญหา หรือ มีความรู้ในองค์กรได้ ทั้งที่มีผู้นั้นอยู่ในองค์กรแต่ไม่สามารถหาพบได้ ทำให้เกิดเป็นความซ้ำซ้อน และ สูเสียประสิทธิภาพในการทำงาน

flickr:5730850716


จากข้างต้นทำให้เกิดระบบ Information Technology ที่เรียกว่า Knowledge Network System ซึ่งจะเป็นการทำ Directory ของผู้เชี่ยวชาญต่างๆ ในองค์กร โดยเมื่อเกิดปัญหาในการปฏิบัติงานก็จะสามารถทราบได้ว่าต้องไปหาใคร และ Contact ได้ในองค์กร

flickr:5730299597



• Expert Systems
การนำความรู้มาจัดการในลักษณะ Programming แบบ If ถ้ารายการนี้เกิดขึ้น Then จะแก้ไขปัญหา หรือมี Solution อย่างไร

• Case-Based Reasoning (CBR)
เป็นข้อมูลหรือ Database ของ Case ปัญหาและ Solution ที่เกิดขึ้นในอดีต เมื่อเกิดหรือพบปัญหาจะสามารถเข้าไปค้นหา ซึ่งระบบจะ Match กับปัญหาที่เกิดขึ้นในอดีตได้ และ จะนำ Solution ดังกล่าวมา Apply ใช้กับปัญหาในปัจจุบัน


บทบาทของคนใน Knowledge
1. Chief Knowledge Officer (CKO) : ผู้บริหารสูงสุดด้านการจัดการความรู้
2. CEO : ผู้บริหารสูงสุดของบริษัท ต้องให้การสนับสนุน
3. Officers and managers : ผู้จัดการและพนักงาน
4. สมาชิกและหัวหน้าของชุมชนนักปฏิบัติ
5. นักพัฒนา Knowledge Management System
6. เจ้าหน้าที่ Knowledge Management System

Chief Knowledge Officer (CKO)’s Role
1. การตั้งกลยุทธ์
2. การจัดเก็บความรู้

A community of practice คือ การสร้างชุมชนของกลุ่มคนที่มีองค์ความรู้เดียวกัน ซึ่งทำงานด้วยกันมาระยะหนึ่งมีเป้าหมายร่วมกันและต้องการที่จะแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์จากการทำงาน กลุ่มดังกล่าวมักจะไม่ได้เกิดจากการจัดตั้งโดยองค์การ เป็นกลุ่มที่เกิดจากความต้องการทางสังคม และความพยายามที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ เป็นกลุ่มที่ไม่มีอำนาจ ไม่มีการกำหนดไว้ในแผนภูมิโครงสร้างองค์กร และอาจจะมีเป้าหมายที่ขัดแย้งกับผู้นำองค์กร ในหนึ่งองค์กรอาจจะมี Community of Practice จำนวนมาก และคนคนหนึ่งจะเป็นสมาชิกในหลายชุมชน Community of Practice มีความสำคัญอย่างไร เครือข่ายความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการ เกิดจากความใกล้ชิด ความพอใจ และพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน ลักษณะที่ไม่เป็นทางการจะเอื้อต่อการเรียนรู้ และการสร้างความรู้ใหม่ๆ มากกว่าโครงสร้างที่เป็นทางการ คำว่า ปฏิบัติ หรือ Practice ชี้จุดเน้นที่การเรียนรู้ซึ่งได้รับจากการทำงานเป็นหลัก เป็นแง่มุมเชิงปฏิบัติ ปัญหาประจำวัน เครื่องมือใหม่ๆ พัฒนาการในเรื่องงาน วิธีการทำงานที่ได้ผลและไม่ได้ผล การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทำให้เกิดการถ่ายทอดแลกเปลี่ยนความรู้ฝังลึก สร้างความรู้ และความเข้าใจได้มากกว่าการเรียนรู้จากหนังสือหรือการฝึกอบรมตามปกติ เครือข่ายที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งมีสมาชิกจากต่างหน่วยงาน ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ดีกว่าการสื่อสารตามโครงสร้างที่เป็นทางการ

ปัจจัยที่ทำให้กระบวนการของ Knowledge Management ไม่ประสบผลสำเร็จ
1. มีข้อมูลที่มากเกินไปและยากต่อการค้นหาข้อมูล
2. มีข้อมูลที่ไม่เพียงพอหรือมีข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
3. การขาดความสามารถในการเก็บข้อมูล การจัดหมวดหมู่ของความรู้ และการจัดการกระบวนการจัดการความรู้
4. ขาดความรับผิดชอบ ในการดำเนินงาน
5. ไม่มีการจัดเตรียม Incentive ให้กับคนที่ใช้ระบบ
6. ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีมากเกินไปทำให้มีปัญหาเรื่องค่าใช้จ่าย
7. ขาดความร่วมมือหรือสนับสนุนจากผู้บริหาร
8. ขาดความเข้าใจในผลประโยชน์ของการจัดการความรู้
9. ขาดบุคลลากรและทรัพยากรในการสนับสนุนงาน Knowledge Management
10. มีของเขตของ Knowledge Management ที่กว้างเกินไป


ปัจจัยที่ทำให้กระบวนการของ Knowledge Management ประสบความสำเร็จ
1. ได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารที่ให้ความสำคัญกับ Knowledge Management
2. มีโครงสร้างพื้นฐานของเทคโนโลยีที่เพียงพอ
3. ผู้ใช้งานมีความรู้และได้รับการฝึกหัดมาเป็นอย่างดี
4. มีความพร้อมในการดำเนินการกับระบบ Knowledge Management


ปัจจัยที่ทำให้ Knowledge Management ประสบความสำเร็จในองค์กร
1. วัฒนธรรมและพฤติกรรมของคนในองค์กร คนในองค์กรต้องมีความเจตคติที่ดีในการแบ่งปันความรู้ และนำความรู้ที่มีอยู่มาเป็นฐานในการต่อยอดความรู้ของคนรุ่นใหม่ต่อไป องค์กรเองต้องมีวัฒนธรรมภายในแห่งความไว้เนื้อเชื่อใจและให้เกียรติกัน เคารพในสิทธิและความคิดของผู้ร่วมงานในทุกระดับแม้เป็นบุคลากรระดับล่างก็ตาม การเรียนรู้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกเรื่องแม้แต่สิ่งที่เป็นข้อผิดพลาดในอดีต

2. ผู้นำและการสร้างกลยุทธ์ ผู้บริหารระดับสูงต้องมีความเชื่อในคุณค่าของคนและความรู้ที่มีในองค์กร เข้าใจในลักษณะของปัญหาและพันธะกิจขององค์กร ส่งเสริมและสนับสนุนความเป็นมืออาชีพในด้านต่างๆให้เกิดขึ้น ค้นหาและเชิดชูกระบวนการทำงานที่เป็นเลิศจากหน่วยงานภายใน เป็นต้นแบบแห่งการเป็นผู้ริเริ่มในการแบ่งปันและเรียนรู้ กำหนดทิศทางในการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ภายใน วางกลยุทธ์ในการจัดทำระบบการจัดการองค์ความรู้ที่จะประสพผลสัมฤทธิ์เช่น เลือกเรื่องที่ทำแล้วเห็นผล หรือเรื่องที่มีคนเข้าใจและมีองค์ความรู้อยู่แล้วในองค์กร ที่สำคัญที่สุดคือทำอย่างไรให้คนในองค์กรอยากนำเรื่องที่ตนรู้ออกมาแบ่งปันโดยไม่หวาดระแวงว่าจะเสียผลประโยชน์ ถูกแอบอ้างผลงาน ถูกกลั่นแกล้งเพราะอิจฉาตาร้อนต่างๆ นานา องค์กรที่จะประสพความสำเร็จในเรื่องนี้ต้องสร้างอยู่บนพื้นฐานของความไว้เนื้อเชื่อใจ (Trust) และการให้เกียรติซึ่งกันและกัน (Mutual Respect) โดยกุญแจสำคัญที่จะไขประตูสู่โลกที่เปิดกว้างนี้คือผู้บริหารสูงสุดขององค์กรนั่นเอง

3. Technology ความพร้อมของอุปกรณ์ทันสมัยของเทคโนโลยีที่สามารถสนับสนุนการทำงานและการเรียนรู้ของคนในองค์กรได้ การสร้างฐานข้อมูลและการจัดการระบบฐานข้อมูลตลอดจนวิธีการที่จะทำให้คนยอมใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเป็นสื่อกลางในการรวบรวมและส่งต่อขององค์ความรู้ ที่สำคัญคือสร้างระบบการป้องกันไม่ให้คนนอกเข้ามาก่อกวนและทำความเสียหายแก่ระบบฐานข้อมูลภายในได้ ขณะเดียวกัน KM ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องใช้เครื่องมือและอุปกรณ์แพงๆเพื่อสร้างฐานข้อมูลขนาดยักษ์แต่ไม่เอื้อประโยชน์ต่อการใช้งานของคนส่วนใหญ่ในองค์กร ผู้ที่ดูแลระบบนี้ต้องมีใจเปิดกว้างและมีความเพียรพยายามที่จะให้บริการแก่ผู้ใช้ เพื่อให้ฐานข้อมูลและระบบคอมพิวเตอร์เอื้อประโยชน์ให้คุ้มค่าเงินที่ลงทุนไป อย่าลืมว่าระบบเหล่านี้หมดอายุขัยเร็วมากภายในไม่กี่ปี

4. การวัดผลและการนำไปใช้ จัดทำระบบการติดตามและวัดผลของการจัดการความรู้และประโยชน์จากการนำไปใช้ เพื่อสร้างแรงขับเคลื่อนให้คนในองค์กรมีความกระหายอยากเรียนรู้และอยากมีส่วนร่วมในการสร้างฐานความรู้ให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

5. โครงสร้างพื้นฐาน การวางระบบการบริหารจัดการ การรวบรวมข้อมูล และการรายงานผลการดำเนินการต่างๆที่จะเอื้อให้แผนงานของการจัดการความรู้ประสบผลสำเร็จ ท้ายสุดองค์กรที่มีการจัดการองค์ความรู้ที่ดีจะสามารถเก็บเกี่ยวประโยชน์จากทุนทางด้านความรู้ (Knowledge Asset) ที่เกิดจากปัญญาของบุคคลากรทุกระดับภายในองค์กรอย่างไม่รู้จักหมด เพราะเมื่อหน่วยงานได้เริ่มต้นดำเนินการเรื่อง KM จะพบว่าความรู้ที่ตัวเรา (One Person) คิดว่าเรามีอยู่เยอะนั้น จริงๆแล้วยังน้อยมากเมื่อเปรียบเทียบกับที่มีอยู่ภายในองค์กรของเราเอง และจะยิ่งรู้สึกประทับใจเมื่อค้นพบว่ามีความรู้บางอย่างมาจากที่ๆเราคาดคิดไม่ถึง ทำให้คนเราลดละอัตตาและกิเลศที่คิดว่าตนรู้แต่ผู้เดียว